Nebenkostenabrechnung

Hier erfahren Sie alles Wichtige was Sie wissen müssen um Ihre Nebenkostenabrechnung selbst prüfen zu können. Für mehr Informationen zu den einzelen Themen nutzen Sie bitte die Links im Text.

Bei einer Mietwohnung trägt zunächst grundsätzlich der Vermieter die anfallenden Nebenkosten. Im Mietvertrag kann aber vereinbart werden, dass der Mieter diese Kosten zahlt. Was abrechnet werden darf ist im Bürgerlichen Gesetzbuch und in der Betriebskostenverordnung regelt. Bei der Abrechnung der Kosten sind einige Fristen zu beachten.

Grundlagen der Nebenkostenabrechnung

Begriff Nebenkosten

Im Gegensatz zum umgangssprachlich verwendeten Begriff Nebenkosten spricht das Gesetz von Betriebskosten. Auf dieser Seite werden aber beide Begriffe gleichrangig verwendet.

Ausgangslage

Das BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) sieht nach § 535 grundsätzlich vor, dass bei einem Mietvertrag der Vermieter „die auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen“ hat, d.h. er trägt auch die Nebenkosten. Bei Wohnraum spricht man in diesem Fall von Inklusiv-, Brutto- oder Warmmiete.

Vereinbarung der Abrechnung von Nebenkosten (Betriebskosten)

Nach § 556 Abs. 1 BGB Satz 1 besteht die Möglichkeit bei Mietverträgen über Wohnraum zu vereinbaren, dass der Mieter die Nebenkosten trägt. In neu abgeschlossen Mietverträgen wird davon fast immer Gebrauch gemacht. Die Mietkosten bestehen dann aus der Netto- bzw. Kaltmiete und den Betriebskosten bzw. Nebenkosten. Die umlegbaren Nebenkosten sind in § 2 BetrKV aufgezählt. Dass der Mieter die Nebenkosten trägt muss klar im Mietvertrag vereinbart sein. Die einzelnen Betriebskostenarten sind aufzuzählen. Eine Bezugnahme auf den § 2 BetrKV, reicht nach BGH-Urteil VIII ZR 202/06 aber schon aus. Sind nur einzelne Positionen aufgeführt, können auch nur diese Positionen abgerechnet werden. Wichtig ist was tatsächlich im Mietvertrag steht. Sollen unter sonstige Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV weitere Positionen abgerechnet werden, müssen diese immer einzeln genannt werden. Ohne Vereinbarung darf keine Umlage der Nebenkosten erfolgen! Eine gesetzliche Verpflichtung, dass der Mieter die Nebenkosten tragen muss, besteht nicht. Allerdings sind die Regelungen der Heizkostenverordnung zu beachten.

Pauschale oder Vorauszahlung mit Abrechnung

Die Nebenkosten können als Pauschale oder Vorauszahlung vereinbart werden. Bei einer Pauschale entfällt die jährliche Abrechnung. Mehr- oder Minderaufwendungen gehen zu Lasten oder zu Gunsten des Vermieters. Meist sind aber monatliche Vorauszahlungen auf die Nebenkosten vereinbart. Über die tatsächlich angefallen Kosten ist jährlich abzurechnen. Die Höhe der Nebenkostenvorauszahlungen muss dabei angemessen sein.

Fristen der Nebenkostenabrechnung

Abrechnungszeitraum (Abrechnungsperiode)

Einmal jährlich ist eine Nebenkostenabrechnung (Betriebskostenabrechnung) zu erstellen. Die Abrechnungsperiode umfasst grundsätzlich 12 Monate. Der Abrechnungszeitraum (Abrechnungsperiode) muss aber nicht dem Kalenderjahr entsprechen. Zieht ein Mieter innerhalb eines Abrechnungszeitraumes ein oder aus sind die Nebenkosten zeitanteilig abzurechnen. Mehr zu Abrechnungszeitraum (Abrechnungsperiode) …

Abrechnungsfrist

Der Vermieter hat dem Mieter spätestens 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums die Nebenkostenabrechnung mitzuteilen. Nach dem Überschreiten der Abrechnungsfrist sind Nachforderungen durch den Vermieter grundsätzlich ausgeschlossen. Mehr zur Abrechnungsfrist …

Widerspruchsfrist

Der Mieter wiederum kann Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung nur innerhalb von 12 Monaten nach dem Zugang geltend machen, es sei denn er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Mehr zur Widerspruchsfrist …

Verjährungsfristen der Ansprüche

Die Forderungen und Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung haben eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Jahres in dem der Mieter die Nebenkostenabrechnung erhält. Mehr zu Verjährungsfristen …

Form der Nebenkostenabrechnung

Eine Betriebskostenabrechnung ist dann formell ordnungsgemäß wenn sie den Anforderungen des § 259 BGB entspricht. Die Abrechnung sollte dabei mindestens Folgendes enthalten:

  • eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten,
  • die Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel,
  • die Berechnung des Anteils des Mieters und
  • der Abzug seiner Vorauszahlungen

Die Nebenkostenabrechnung soll dabei für einen durchschnittlich gebildeten und juristischer und betriebswirtschaftlicher nicht vorgebildeten Leser nachprüfbar sein. Sie muss dabei auch rechnerisch nachvollziehbar sein. Mehr zu den formellen Anforderungen an die Nebenkostenabrechnung …

Recht auf Belegeinsicht

Der Mieter darf zur Überprüfung der Abrechnung, die der Nebenkostenabrechnung zugrunde gelegten Belege einsehen. Grundsätzlich besteht das Recht zur Belegeinsicht nur am Standort des Vermieters. Der Mieter von preisfreiem Wohnraum hat keinen Anspruch gegenüber dem Vermieter auf Überlassung von Fotokopien der Abrechnungsbelege zur Nebenkostenabrechnung. Ein Recht auf Zusendung der Unterlagen besteht nur, wenn dem Mieter die Einsichtnahme beim Vermieter nicht zugemutet werden kann. Dem Vermieter die Kosten dafür zu erstatten. Mehr zur Belegeinsicht …

Anpassung der Nebenkostenvorauszahlung

Der Betrag der Vorauszahlungen auf die Nebenkosten kann auch auf eine angemessene Höhe geändert werden, wenn das nötig ist (z.B. Kostenerhöhungen oder Kostensenkungen). Dazu sind sowohl der Wohnungsmieter als auch der Vermieter berechtigt. Die Grundlage für eine Anpassung ist die letzte Abrechnung. Die Änderung muss in Textform abgegeben werden. Mehr zur Änderung der Nebenkostenvorauszahlungen …

Wirtschaftlichkeitsgebot

Der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz (Wirtschaftlichkeitsgebot) aus § 556 Abs. 3 BGB Satz 1 verpflichtet den Vermieter zu wirtschaftlichem Handeln. Er darf nur notwendige Nebenkosten abrechnen und muss auf ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis achten. Wenn es Gründe dafür gibt, muss nicht das preiswerteste Angebot ausgewählt werden. Mehr zum Wirtschaftlichkeitsgebot …